Téma představila Jana Puhalová
Jani, byla jsi hostem úplně první Snídaně Šampiónů, kde si představovala téma: Efektivita firemních procesů aneb „línání“ v praxi. Co to vlastně to „línání“ znamená?
Ahoj Veru, bylo moji velikou ctí být 1. hostem takové čisté a dobře míněné akce a věřím, že jsme si to užili všichni :)
„Línání“ není nic světoborného – je to jen normální selský rozum a lidskost v praxi. Dá se zde ušetřit spoustu financí, času, našich nervů, prostě si zlepšit náš pracovní den a pracovní prostředí. Jsem takovým ambasadorem polidštěného LEANu. Vnímám LEAN jako filosofii. Jako systém, jako žijící organismus.
Je to tedy celkové pojetí chodu organizace, každý článek tohoto nastavení myslí tímto stylem, vidí v tom smysl a chce být součástí takové kultury. Mnoho organizací věří, že LEAN je pouze o nastavení a optimalizaci procesů – hlavně ve výrobě. Ale co lidé? Jak může zaměstnanec přinášet zlepšení, když ani neví, kam firma směřuje, co je její strategií? Jak chceme, aby zaměstnanci dodržovali procesní nastavení, když se například ani nepozdraví, natož aby spolu zdravě komunikovali? Můžeme mít zdlouhavé nesrozumitelné směrnice, které musí být podepisovány, ale často není komunikován smysl provedených změn, změna není řízena, není diskutována (jestliže je to na místě). Trávíme čas na neefektivních poradách a dostáváme i ty maily, které nemáme. Nedohledáme správný dokument jenom proto, že nemáme jednotnou kulturu v názvosloví nebo že je dokument uložen na ploše kolegy, nikoliv na serveru.
LEAN vede zejména k tomu, abychom:
- při zákaznické reklamaci dohledali velmi rychle a přesně, kde se stala chyba a proč. Tedy stav systémově řešit za účasti kompetentních osob.
- věděli, kde v celkovém procesu přispíváme a v jakých bodech se nacházíme v rámci celku. Jaké jsou naše vstupy a výstupy a jak ovlivňujeme případnou naší chybou okolí.
- byli systém a každý znal své zodpovědnosti a pravomoci. Abychom měli kompetentní lidi na správných místech. Abychom byli zastupitelní.
Toto uvedeno výše se nám zdá normální a běžné. Ale věřte, že například k tomu, mít kompetentní lidi na správném místě musíme znát procesy, vstupy a výstupy, náročnost, finanční i firemní strategii, atd. Tedy dobře vědět, koho, kde a kdy potřebujeme. Pak nastává dobře připravený příjem kandidátů a onboarding – tedy správné uvedení lidí do organizace tak, aby pochopili smysl, návaznosti a zaběhli se na svém místě. Dále potřebujeme kvalitní lídry, kteří budou sledovat jejich potenciál a následně jej společně využívat, nechat člověka růst. Řídit správně projekty a řídit změnu, aby nám ti lidé neutekli. A můžeme pokračovat dále. Takže je vidět, že LEAN není jenom o procesech. Bez správných lidí na správném místě nám procesy nebudou nic platné.
Ty jako odbornice na firemní procesy se s tím musíš potkávat u firem dnes a denně. Řeší firmy pracovní procesy často a rády? Jakých firem se to týká?
Týká se to všech firem – malých/velkých/tlustých/tenkých :). Výroby i služeb. Často i ve výrobních firmách se setkávám s tím, že optimalizujeme výrobu, ale v administrativní části plýtváme horem dolem. Jsme jeden celek. Jsme organismus. Nemohu oddělit nohy od těla.
Velmi často jedním tématem k řešení odkryjeme 200 dalších. Je to Pandořina skřínka, protože všechno se vším souvisí. A tam se často láme chléb. Kde začít, jak postupovat, chce se nám vůbec do toho? Začátky jsou náročné a je to nikdy nekončící práce, ale výsledek za to stojí. Takže jestli firmy línají rády – moc ráda bych odpověděla, že ano (alespoň společně si to vždy užijeme), ale začátek je opravdu náročný – tak přichází moje pomoc i v dodání sil!
Dobrou zprávou je, že jsou ve firmách srdcaři a lidé, kteří pochopili smysl celé akce a berou si tyto velké projekty na svá bedra. Fungují jako lavina v pozitivním slova smyslu v rolování myšlenky a v ovlivňování svých kolegů.
Existuje také mnoho firem, které fungují podle LEAN, ale vůbec to tak nenazývají. Prostě automaticky dělají věci smysluplně a procesně. Je to pro ně přirozené, zakotvené ve firemní kultuře. Nikdo se nesnaží tento systém podkopávat, protože by tím ve finále ublížili sami sobě. Tento styl je baví a svoje zodpovědnosti i pravomoci berou za své, vyjadřují se, navrhují řešení, jsou proaktivní. Vědí, že vždy je potenciál ke zlepšení.
S čím nejčastěji za tebou firmy přicházejí? Jaká je tvoje role v tom procesu? Co od tebe firma můžete čekat a co rozhodně ne?
Z optiky externisty prakticky pomáhám nacházet body, kde začít. Poté pomáhám tyto projekty řídit na místě, mentorovat zodpovědné osoby, uvádět dobrou praxi z jiných firem a společně hledat nejlepší řešení. Také udržuji tyto projekty v mezích lidskosti a smysluplnosti. Pomáhám s řízením změny, s implementací, s diskusí se zaměstnanci, vyhodnocováním změny i s oslavou vítězství!
Někde mentoruji vytipované zaměstnance a pomáhám jim vést jejich projekty „po cestě“. Tedy přijedu do firmy např. na 2 dny v měsíci, řešíme postupy, co se podařilo, nepodařilo a co dál. Často jsem i začátek té laviny, která roluje na vybrané zaměstnance, kteří rolují nadšení dál do firmy. A děláme si to hezké, podporujeme se všichni navzájem!
Já sama to bez zaměstnanců a vedení, kteří skutečně chtějí pracovat, nezvládnu. Tedy, když nevidím smysl ve spolupráci a nesetkám se s chutí do práce a podporou vedení, bohužel nemohu pomoci.
Můžeš uvést nějaké příklady, jak to v praxi vypadá, když to funguje a kdy naopak ne?
Funkční a zdravé nastavení je opravdu diskuse s vedením a kompetentními lidmi, kterým je úplně jasné, že línání není práce na měsíc a ještě k tomu bez kooperace zevnitř firmy.
Když línání funguje:
- Vedení jde příkladem a ve firmě máme lídry
- Pracujeme s lidmi, ne s roboty a ptáme se specialistů na názor (specialista ve svoji práci je i uklízečka, případně vrátný)
- Vidíme souvislosti a respektujeme nastavené postupy i jeden druhého.
- Přijímáme zodpovědnost za sebe sama, za svěřené úkoly i předměty….a další.
Když to nefunguje:
- Vedení se od spolupráce distancuje
- Řešíme jenom dílčí téma a to uhasíme. Neřešíme systémově a strategicky.
- Lidem jsou změny nařízené. Netuší, proč by se měli změnou zabývat a jsou naštvaní, v odporu proti změně. Novým způsobem pracují jenom tehdy, když jde manažer kolem.
- Jednotlivá oddělení jedou na sebe a nevidí jednotu (naposledy jsem řešila obchod, TPV např.)
- Jsme hasiči a házíme zodpovědnosti na druhé.
- Produkt je nesprávný nebo zpožděný. Nebo je nefunkční jenom proto, že jsme neotestovali levnější vstupy, jak se chovají dohromady. A opět mnoho dalších.
Kdo je Jana Puhalová?
- 15 let působí v českých i zahraničních organizacích (konzultant/interní auditor ISO systémů, projektové řízení, personalistika, vedení týmů a firmy, externí lektor/mentor/konzultant)
- Je trenér trenérů a lektorů v programu Národní soustavy kvalifikací
- Je vyučující v modulech MBA, DBA na Cambridge business school, na Business Institutu EDU
- Je partner Event Blender– Mixér akcí: Společenství freelancerů
- Její hlavní specializací je systémová a procesní optimalizace, leadership, myself management, komunikační dovednosti, nastavování koncepce rozvoje a vzdělávání. Cílem je propojení všeho uvedeného.
- Má praktické zkušenosti v rámci spolupráce se všemi úrovněmi lidí v organizacích, praxe s organizacemi poskytující služby i zabývající se výrobou napříč průmyslem
- Při spolupráci klade důraz na praxi; selský rozum, lidskost, respekt; osobní zodpovědnost jedince a jeho neustálý rozvoj; komplexitu – v rámci rozhodování, komunikace a spolupráce napříč organizací; kontinuitu ve zlepšování v souladu se strategií a interní kulturou organizace; podporu jedinečnosti každého z nás
